TRIK BERKOMUNIKASI
YANG EFEKTIF SAAT KRITIS
Urip Sedyowidodo
Pengurus Yayasan HRI dan eksekutif SDM di perusahaan swasta. Email:
urip.sedyowidodo @hri.or.id
"Ciptakanlah komunikasi yang cair ke segala arah
dan dapatkan samudra hati silaturahmi penuh damai"
JANGAN IKUTI pepatah "No news is good news", ketika situasi kritis terjadi dalam organisasi Anda. Kritis bisa terjadi dalam proses akuisisi atau merger, restrukturisasi yang berakibat berubahnya berbagai fungsi organisasi, atau pengurangan jumlah karyawan. Pada saat inilah sangat dibutuhkan aktivitas komunikasi internal intensif untuk mengatasi perubahan dalam hitungan detik.
Subyek penting dalam berkomunikasi adalah karyawan, maka:
a. Dengarkan apapun yang karyawan sampaikan, dan jadilah pendengar yang balk.
b. Berl fakta sebenarnya karena karyawan ingin mendengar informasi yang benar.
c. Libatkan dan ikut sertakan karyawan dalam persoalan mereka.
d. Cara komunikasi yang benar, yakni dengan memilih mediayang sesuai kebutuhan bersama.
e. Dialog: berkomunikasi dua arah untuk menciptakan kejernihan suasana.
f. Fokus, yakni berkomunikasi pada pusat persoalan sehingga efektif memanfaatkan media.
Komunikasi tertulis aaja tak cukup, sebab dalam proses komunikasi harus ada satu pengertian tentang pesan yang sedang dikomunikasikan antar pemberi dan penerima pesan. Sementara, pesan itu sendiri bisa terdiri dari fakta, perasaan dan sikap para pihak tersebut.
Langkah-langkah kritis yang harus dilakukan dalam proses komunikasi internal:
1. Bentuk komite crisis centre (CC), terdiri unsur direksi, manajer senior dan manajer SDM. Peran mereka sebagai pusatpengolah informasi dan keputusan mendesak.
2. Maksimalkan penggunaan prasarana komunikasi, misalnya fasilitas voice message dalam sistem telepon hunting agar setiap karyawan dapat mengakses nomor tertentu yang menyimpan informasi mutakhir perusahaan.
3. Lakukan update komunikasi berjenjang, informasi mutakhir dari CC diteruskan ke level kepala divisi, lalu diteruskan ke ki departemen, kemudian ke supervisor dan seterusnya.
4. Lakukan gathering berkala, biasanya setiap minggu sudah banyak perubahan terjadi di tengah situasi kritis. Jelaskan faktanya yang mempunyai pengaruh berarti bagi perusahaan.
Berdasakan pengalaman penulis, untuk mencegah terjadinya situasi tak terkendali, ciptakan sistem komunikasi internal dalam organisasi, misalnya:
· Survei pendapat karyawan karena memiliki daya jangkau paling luas dan dapat dilakukan anonim. Banyak temuan tak terduga membantu menyusun program SDM.
· Forum terbuka, membuka sumbat komunikasi birokratis, menjernihkan isu destruktif. Ini dimaksudkan untuk mempertajam sensitifitas terhadap perkembangan organisasi maupun persoalan karyawan.
· Media kolektif tertulis, misalnya majalah dinding dan buletin yang berisi berita sukses pencapaian target penjualan, informasi produk, curah pendapat, sampai dengan interaksi Tanya jawab Manajer SDM atas isu kepersonaliaan. Media ini juga bisa menjadi sarana bagi manajer SDM untuk mempertajam kemampuan komunikasi. Di tempat yang telah memiliki LAN (local area network), maka e-discussion merupakan media interaktif real-time dan menantang.
· Media individual tertulis, berbentuk Individual Suggestion System, saran karyawan atas persoalan di tempat kerja. Bisa dikaitkan dengan system penilaian prestasi maupun penghargaan.
· Kebersamaan, misalnya outing/gathering informal, di mana suasana kekeluargaan yang terciptaber dampak konstrukfif pada pengambilan keputusan bisnis.
· Prosedur keluh kesah, karyawan memiliki jaminan dan keberanian mengemukakan pendapat ke atasan tanpa rasa segan. Melakukan ini sangatlah mudah dan ringan manakala
Tidak ada komentar:
Posting Komentar