MENDELEGASIKAN TUGAS

Kliping pribadiku ini di terbitkan oleh harian REPUBLIKA yang di asuh oleh Lembaga Manajemen PPM, mengenai tanggal nya saya lupa, isinya bagus buat sahabat diimaaz yang sudah jadi manajer, biar lebih sukses lagi. Kalo dah sukes jangan lupa traktirannya yaaaaa………

MENDELEGASIKAN KERJA

Manajer didefinisikan sebagai indi­vidu yang bekerja bersama dengan atau melalui orang lain untuk men­capai tujuan organisasi. Dari definisi ini dapat dijelaskan bahwa seorang manajer tidak dapat bekerja sendiri. Untuk mencapai tujuan orga­nisasi, manajer membutuhkan kerja sama dengan bawahan. Salah satu bentuk kerja sama itu adalah pedelegasian tugas.

Apa itu Pendelegasian?

Pendelegasian diartikan sebagai pengalih­an sebagian wewenang formal manajer kepada bawahannya. Delegasi biasanya dibagi dalam beberapa aspek yaitu: pengalokasian tugas, pelimpahan wewenang dan pemberian tang­gung jawab kepada bawahan dan menerima pertanggungjawaban.

Mengapa perlu pendelegasian?

Seorang manajer tidak mungkin menger­jakan seluruh tugas yang diberikan kepadanya sekaligus. Ada beberapa tugas yang mungkin bisa diberikan kepada bawahan untuk dikerja­kan. Ada beberapa alasan mengapa pendele­gasian perlu dilakukan:

1. Pendelegasian membantu mengem­bangkan bawahan. Pendelegasian merupakan alasan yang tepat untuk mendorong bawahan meningkatkan kapabilitas kerja dan pengetahuan. Selain itu pendelegasian juga membantu bawahan untuk mengem­bangkan keterampilan dalam mengambil keputusan dan mempersiapkan mereka untuk jenjang karir di masa akan datang.

2. Pendelegasian meningkatkan komitmen bawahan untuk bekerja. Dengan memberikan wewenang kepada bawahan diharap­kan ia akan lebih antusias dalam bekerja.

3. Pendelegasian meningkatkan hubungan manajer-bawahan. Delegasi memperlihatkan keyakinan dan kepercayaan manajer atas kemampuan bawahannya. Hal ini dapat mengarahkan hubungan kerja menjadi lebih baik.

4. Pendelegasian membantu manajer untuk bekerja lebih efisien. Dengan memberi­kan sebagian tugas dan wewenang kepada bawahan, maka manajer dapat lebih mem­fokuskan diri pada pekerjaan yang lebih penting. Dengan kata lain pendelegasian membantu manajer melakukan prioritas kerja.

5. Delegasi dibutuhkan karena manajer tidak selalu mempunyai pengetahuan mendalam untuk mem­buat keputusan. Agar organisasi da­pat menggunakan sumber dayanya le­bih efisien maka pelaksanaan tugas tertentu diberikan kepada tingkatan organisasi yang lebih rendah di mana ter­dapat cukup keterampilan dan infor­masi untuk menye­lesaikan. Hal ini me­nyebabkan keputus­an yang akan dibuat akan lebih baik.

Hambatan dalam pendelegasian

Banyak manajer yang tidak mau mendele­gasikan pekerjaannya kepada bawahan dengan berbagai alasan. Alasan tersebut bisa jadi memang benar tetapi ada pula alasan yang tidak benar.

Satu alasan mengapa manajer tidak men­delegasikan kerja adalah karena ia tidak percaya kepada kemampuan bawahan dan takut jika pekerjaan tersebut gagal dikerjakan. Hal itu mengakibatkan ia cenderung untuk mengerjakan semua pekerjaannya sendiri.

Di bawah ini beberapa hambatan lain dari seorang. manajer pada saat mendelegasikan tugas:

1. Manajer merasa lebih dipercaya jika tetap mengerjakan tugasnya sendiri dan tetap mempertahankan hak pembuatan keputus­an.

2. Manajer merasa takut dianggap malas bekerja oleh atasannya.

3. Manajer takut dengan adanya pedelegasian maka posisinya akan terancam.

4. Pendelegasian diberikan kepada orang yang kurang tepat.

Hambatan proses pendelegasian tidak terjadi dari sisi manajer saja. Bawahan mungkin juga dapat menjadi sumber ham­batan. Ada bawahan yang menolak pendele­gasian karena ia enggan untuk mendapatkan tambahan pekerjaan. Alasan lainnya adalah karena tidak mau mendapatkan konsekuensi jika tugas yang dilimpahkan kepada mereka kurang berhasil. Ketiga, banyak bawahan yang kurang mempunyai kepercayaan diri dan merasa tertekan bila dilimpahi wewenang pembuatan keputusan yang lebih besar caku­pannya.

Pendelegasian yang efektif

Agar proses pendelegasian berjalan dengan efektif dan hambatan‑hambatan di atas dapat diatasi diperlukan beberapa faktor yang perlu diperhatikan. Secara garis besar ada dua persyaratan utama dalam melakukan pendelegasian. Pertama adalah komitmen manajemen untuk memberikan 'kebebasan' kepada
bawahan dalam melaksanakan tugas yang, sudah didelegasikan kepadanya. Kedua adalah pengembangan komunikasi antar pribadi manajer dan bawahannya, untuk meningkatkan saling pengertian dan membuat delegasi lebih efektif.

Faktor-faktor lain yang juga mendukung pendelegasian efektifi:

a. Kejelasan tugas yang akan didelegasikan berikut tujuan pendelegasian. Manajer harus mengerti dan mengetahui tugas apa saja yang bisa didelegasikan. Di pihak lain bawahan harus diberitahukan dengan jelas apa dan mengapa tugas tersebut didele­gasikan kepadanya. Kejelasan tugas mencakup persamaan akan bentuk tugas yang didelegasikan, kejelasan sasaran atau tujuan dari tugas tersebut.

b. Manajer mengetahui kemampuan dan kesi­apan bawahan. Dengan mengetahui kemampuan bawahan, maka manajer dapat lebih mudah mendelegasikan suatu tugas kepada orang yang tepat. Hal itu dapat di­lakukan dengan membandingkan karakte­ristik tugas yang akan didelegasikan de­ngan kapabilitas atau kemampuan bawah­an. Selain itu delegasi dapat diberikan ke­pada bawahan yang punya antusias untuk berkembang yang membutuhkan tartanan dalam pekerjaannya. Perlu diingat bah­wa tidak selalu pendelegasian itu diberikan kepada orang yang paling berpengalaman atau paling ahli dalam pekerjaan tersebut.

c. Menegaskan batasan tanggung jawab dan wewenang yang didelegasikan. Bawahan diberi informasi tentang apa yang menjadi tanggung jawabnya dan sumber daya orga­nisasi apa yang menjadi wewenangnya. Kejelasan batasan wewenang perlu dibe­rikan sehingga pada saat pelaksaanaanya tidak terjadi konflik kepentingan dan pelak­sanaan tugas antar penerima delegasi atau bahkan dengan manajernya.

d. Jika perlu, sebelum mendapatkan pendele­gasian dilakukan pelatihan terlebih dahulu. Pendelegasian seharusnya mencakup ke­sempatan untuk berlatih bagi para bawahan untuk membuktikan kemampuan mereka. Agar hasil pendelegasian lebih baik maka manajer dapat menyelenggarakan pelati­han-pelatihan yang terkait dengan tugas tersebut.

e. Memberikan motivasi kepada bawahan. Manajer dapat memotivasi bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan individu bawahan, agar mereka bekerja dengan baik. Biasanya tugas, akan di­jalankan dengan baik jika bawahan merasa bahwa tugas tersebut dapat memenuhi kebutuhan dan kepentingannya.

f. Memberitahukan pihak-pihak lain dalam organisasi mengenai pendelegasian tersebut. Tidak hanya manajer dan bawahan saja yang perlu mengetahui proses pen­delegasian yang terjadi, tetapi semua pihak dalam organisasi yang akan terpengaruh atau terkait dengan proses tersebut perlu mengetahui. Hal itu akan memperlancar kerja dari bawahan yang mendapat dele­gasi tersebut.

Membuat sistem pengendalian yang baik. Sistem pengendalian dirancang agar manajer dapat mengetahui sejauh mana delegasi yang diberikan berjalan dengan baik. Pengendalian dimulai sejak delega­si mulai diberikan. Persetujuan waktu penyelesaian tugas, sistem pelaporan (pro­gress report), pengawasan berkala dan memberikan umpan balik segera, merupa­kan contoh-contoh dari pengendalian yang dapat dilakukan manajer.